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 律所知識管理的五大難題
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律師事務所
【摘要】
本文對律所知識管理五大難題僅是展示,所謂的知難不難,先知道知識管理的“痛點、難點”,方能設計針對性的解決方案,從而建立有效的知識管理體系。希望本文對律所管理人員和知識管理參與人員有所裨益。
    

  傳統律所是一個律師的集合體,律師多是各自為戰,很難形成律所的品牌效應,也不存在所謂的知識管理問題。但隨著法律分工的細化、信息技術的便利,律所的知識管理逐步提上日程,各大律所紛紛組建自己的知識管理團隊。筆者初接觸律所知識管理,冒昧認為律所知識管理要過“五關”,解決五大難題,方能有所成就。

  一、知識采集難

  知識的采集是知識管理的源頭,只有實現知識的可采集才能建立知識庫存,進而實現知識管理。

  按照來源分類,律所知識采集可以分為兩部分:一是外部知識采集;二是內部知識留存。外部知識采集相對容易,可以借助數據庫、外部專家、培訓公司等外腦采集知識,比如法律行業常用的北大法寶、威科先行、openlaw均可以作為知識采集的來源。內部知識留存是一個難題。對律師來說,知識分為顯性知識(如法律法規、訴訟文書、客戶信息)和隱性知識(如訴訟技巧、溝通策略、形式判斷)。顯性知識容易留存,但最具核心價值的隱性知識是律師賴以生存的基礎,往往難以留存。

  隱性知識的留存存在三方面的困難:

  1. 被采集者“藏私”。正如上述所說,隱性知識是律師個體賴以生存的基礎,律師往往會通過“藏私”維持自身競爭力,因而沒有意愿公開或者共享此類知識。

  2. 知識采集沒有和業務流程相結合。律所中多數“知識富有”律師往往缺乏時間去做知識管理的工作。如律所不能建立與業務流程相結合的知識采集體系,則不能保障知識采集的持續性。

  3. 隱性知識轉為顯性知識難。隱性知識多為技巧性知識,與律師個人的知識結構密切相關,這種技巧有些并不具有普適性,因此將律師隱性知識轉化為顯性知識的過程中需要剔除不具有“普適性”的部分,保留可以“推而廣之”的部分。

  二、知識檢索難

  知識采集工作完成后,必然產生大量知識的積累,形成律所知識庫。那么如何在知識庫中快速檢索所需知識就成為知識管理中的一大難題。對此,重點在于做好知識分類體系設計:

  四個維度的分類,其核心是滿足知識的快速檢索需要。以常用的屬性分類為例,多數律所是按照部門法作為分類,如合同、公司、勞動、投融資、市場等。不過圖例的分類方式是一種統屬的分類,律所知識分類需要結合律所的專業化、知識庫定位、服務對象、檢索技術進一步細化。而這種細化無疑是一個難題,其難點主要體現在:

  1. 檢索的便捷性,采用最少步驟到達所需信息。

  2. 分類的服務導向。分類的目的是為了便捷獲取信息,如果分類不能實現便捷獲取的目的,則分類就成為一種信息的干擾方式,影響了信息獲取的速度。

  3. 知識的權限分類。之所以建立知識的權限分類是同律所知識的保密相配合。律所涉及案件中相當大一部分涉及客戶信息、商業秘密、不宜公開事宜。如不能建立知識權限分類,容易導致律所知識的泛化和外流,對律所聲譽會造成極大影響。

  三、知識共享難

  按照知識螺旋上升原理,組織中的知識共享需要經過明示(將隱性知識轉化為顯性知識)和內化(用顯性知識擴展隱性知識基礎)兩個流程。舉個簡單地例子,法律檢索知識是一種隱性知識,將檢索流程化、書面化,最終形成法律檢索報告,這一過程就是“明示”,將法律檢索知識明示化,作為可以為團隊成員共享的知識;而團隊成員借助檢索包括中體現的檢索平臺、檢索關鍵詞,可以進一步提升團隊成員的檢索技巧,實現所謂的“內化”。明示和內化相互循環接錯,形成一個不斷上升的螺旋通道。

  而要實現這種知識共享的螺旋上升,必然需要考慮兩方面的問題:

  1. 運用工具收集隱性知識。法律業務中最好的隱性知識收集工具無疑是“復盤”,對訴訟案件的復盤、對非訴業務的復盤。這種復盤必然占用團隊成員一定的時間,這就需要建立起復盤的激勵機制和流程化機制,實現將復盤作為案件業務流程的一部分,讓參與者從復盤中學到訴訟技巧、策略和業務要點,提升參與者的業務素質。

  2. 由導師制到團隊式。以往的律所知識共享多采用導師傳幫帶的方式進行,這種方式雖然可以保證最大限度共享知識,但依賴于師徒之間的情感維系,不能形成知識共享的常態。知識管理體系下,律所的結構必須發生變化,形成“主任-團隊”的扁平模式,以團隊取代原有的導師模式,實現團隊化的知識共享。

  四、知識管理難

  從戰略層面考慮,律所知識管理的目標是實現律所知識“可積累、可復制、可管控、可持續”的四位一體目標。

  可積累即實現律所知識的累積化,形成律所知識資產;可復制,重點在于知識的共享和運用;可管控,服務于律所管理層面,實現律所對律師個體、律師團隊的控制能力,避免因律師流失造成律所競爭力下降;可持續是以知識管理為核心,形成律所持久的競爭力。但這四項目標的實現均以知識管理的有效化為前提。

  知識管理的有效性重點在于構建知識管理的流程化體系,如上圖將知識管理分為:知識目標、知識鑒別、知識獲取、知識開發、知識共享、知識利用、知識保存、知識評估九步流程。如何將律所知識管理嵌入這九步流程,就成為評估律所知識管理有效性的主要方式。

  五、持續管理難

  知識管理最忌追求短期效應,良好的知識管理必須建立三個層面的內容:即戰略層面,具備明確的知識管理目標;業務層面,形成一個穩定的可持續、可積累的知識管理結構;執行層面,需要具有長期意識,圍繞目標堅定不移地努力。而這三個層面均非易事,需要律所對知識管理長期的投入和堅持,這也就是所謂的知識管理“持續管理難題”。

        
        
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